Consejos sencillos para tratar de incrementar la productividad y evitar el caos del email.
- Evita el email si es posible: Lo primero que debemos tener es un sistema, plan, protocolo… de utilización de los diferentes canales existentes en la organización y utilizar el correo electrónico en los momentos que sea más adecuado. Existen otras alternativas para compartir información: dropbox, google drive, llamadas, whatsapp, videoconferencias, reuniones..
- Normas básicas de educación:
- Necesidad de incluir asunto en el email, sencillo, que resuma en una frase el contenido.
- Un asunto-un tema de contenido, aunque creamos que incluir numerosos temas diferentes en un único email será más eficiente…. puede conllevar desorden, descentralización de asuntos a resolver…
- Se debe contestar siempre al último correo, por eso antes de enviarlo es imprescindible revisar los correos.
- Identificación de las personas destinatarias (to/a) de los que van en copia (CC). Cuando el correo se responde, o reenvía, revisa quienes aparecen en cada campo de destino, para corregirlo en su caso.
- Consejos para el emisor y receptor:
- Envía la información necesaria para que tu mensaje llegue creando un mensaje claro, conciso y breve, de esta manera tienes muchísimas posibilidades de conseguir el objetivo, e incluso de obtener rápida respuesta, lo importante es que tu destinatario lo lea y lo entienda.
- Los metaenlaces, son una fantástica herramienta, pero si antes no captas su interés, sólo lo abrirán el 20% de las ocasiones.
- Elimina la documentación superflua, adjunta sólo lo necesario.
- Evita los rodeos, hacer llamadas que comiencen por «te acabo de mandar un email, lo has visto?», los formatos, uso de mayúsculas, …
- La interpretación del mensaje escrito es muy diferente del verbal. Trata de evitar mensajes confusos, o que puedan ser interpretados de forma errónea.
- Repasa tu mensaje antes de enviar: léelo una y dos veces.
- Comprueba antes de enviar, que has adjuntado los ficheros necesarios.
- Cuando te llegue un email que tienes que contestar…Contesta a lo planteado.
