Cuántas veces hemos pensado «tanta reunión, tanta reunión… y nunca llegamos a nada….» . No cabe duda que las reuniones son importantes y esenciales pero siempre que sepamos para qué las hacemos. Para ello es necesario aprender a gestionar los encuentros con el personal de la organización, reflexionar y dedicar unos minutos a su preparación.
- Justificación de reuniones: tenemos que tener claro si el encuentro está justificado, porque hay muchos problemas que se pueden resolver con una pequeña ronda de llamadas, un correo electrónico o herramientas como Doodle, que permiten recabar la opinión de diferentes personas sobre una cuestión concreta de forma rápida y efectiva.
- Planificación: La reunión debemos convocarla con antelación suficiente para no interrumpir las agendas de los participantes y para que puedan preparar su intervención.
- Información previa: Previo a una reunión es imprescindible que se informe de: fecha y hora, explicación del motivo de la reunión, especificando el objetivo de la misma, también conviene indicar quiénes van a estar presentes y lo que se espera de cada uno de ellos, la hora estimada de finalización, es la mejor manera de no alargarla de modo peligroso, y aportar información escrita sobre el asunto que se va a tratar, puesto que cuanta más información tengan los participantes con antelación, más opciones tendrán de reflexionar y más meditadas serán sus aportaciones.
- Puntualidad: Si se ha fijado una hora de inicio, hay que respetarla, esto también incluye al jefe. Para incentivar este compromiso con el reloj, se pueden instaurar prácticas como que el último en llegar pague o sirva el café o se encargue de redactar el acta de la reunión.
- Reglas del juego: Participación equitativa de todo el equipo; evitar asuntos colaterales, las conversaciones paralelas y los comentarios fuera de lugar, sexistas u ofensivos. Fijar las reglas del juego no significa enrarecer el clima de la reunión, la ironía y los comentarios jocosos procedentes ayudarán a crear un buen clima y a avanzar.
- Moderador: Ya sea el convocante y otra persona por él nombrada, toda reunión debe contar con un moderador que se encargue de que el encuentro avance hacia los objetivos previstos.
- Conclusiones: El pensamiento colectivo convierte las reuniones en una efectiva fuente de creatividad, pero de poco sirve si nadie se encarga de concretar. El moderador debe ser capaz de identificar las aportaciones más valiosas de la conversación y el secretario (elegido con antelación a tal efecto) será el encargado de tomar nota, para que no se diluyan en el grueso de la conversación. Si se establecen propuestas a ejecutar, también habrá que tomar nota de la persona o personas encargadas de ponerlas en marcha y realizar su seguimiento.
- Acta: Resumen con las conclusiones de la reunión, acciones que se han de ejecutar, equipos implicados y tiempos de ejecución.
- Feedback: Periódicamente es recomendable recabar la opinión de los asistentes. Puede ser por escrito mediante cuestionario, en reunión individual, grupal…..
